Checklist técnico para eventos corporativos

Organizar un evento corporativo implica muchas decisiones. Y una de las más críticas —aunque a veces se deja para el final— es la parte técnica: sonido, iluminación, vídeo, pantallas, grabación, asistencia, emisión en directo...

En Audiovisuales Órbita sabemos que los detalles técnicos bien resueltos marcan la diferencia entre un evento correcto y uno memorable. Por eso hemos preparado este checklist técnico: una guía práctica para que no se te escape nada en tu próxima producción.

1 - Antes del evento: planificación y previsión

Planificación previa del montaje técnico: la clave para evitar errores durante el evento.

✔ ¿Tienes claro el tipo de evento y su formato? (Presencial, híbrido, formativo, de marca, institucional…)

✔ ¿Has valorado el espacio y sus condiciones técnicas?(Acústica, iluminación natural, altura del techo, tomas de corriente…)

✔ ¿Dispones de un plano del lugar o lo has visitado con un técnico? Evita improvisaciones el mismo día del montaje.

✔ ¿Sabes si necesitarás retransmisión en directo? Decidirlo tarde puede multiplicar la complejidad y los costes.

✔ ¿Quién se encargará de la producción técnica? No lo dejes a última hora. Cuenta con un equipo desde el principio.

2 - Sonido: que te escuchen (sin ruidos)

Montaje de sonido con micrófonos inalámbricos y sistema de altavoces adaptado al espacio.

✔ Micrófonos adecuados para cada tipo de ponente(De mano, diadema, corbata, ambiente…)

✔ Sistema de PA (altavoces) adaptado al tamaño del espacioNi demasiado alto, ni insuficiente. El equilibrio es clave.

✔ Control de sonido en directo. Un técnico al mando durante todo el evento es fundamental.

✔ Conexiones para música, vídeos o entradas externas ¿Traerá el ponente su portátil? ¿Hay vídeos con sonido?

3 - Iluminación: que se vea como debe

Iluminación frontal adaptada para ponentes y para grabación en vídeo.

✔ Luz frontal adecuada para vídeo y fotografía. Evita sombras duras en caras o focos dirigidos solo al fondo.

✔ Ambientación con colores corporativos si aplica. Barras LED o focos inalámbricos pueden transformar una sala.

✔ Control de intensidad o encendido programado. Especialmente útil si el evento tiene partes más escénicas.

4 - Vídeo, proyección y pantallas

Pantalla LED de gran formato mostrando presentación en evento corporativo.

✔ Pantalla principal o LED adaptada al espacio. Dimensiones, distancia de visión, resolución…

✔ Pantallas de retorno para ponentes. Para que vean sus presentaciones sin girarse.

✔ Ordenadores preparados con presentaciones y vídeos. Mejor aún si hay un técnico al control.

✔ Realización multicámara si hay grabación o emisión. Permite ofrecer una experiencia más rica al público.

5 - Grabación y streaming

Control técnico de señal en evento híbrido: grabación, emisión y asistencia en tiempo real.

✔ ¿El evento se grabará? ¿Quién lo edita después? Define esto desde el principio para ajustar tiempos y recursos.

✔ Plataforma de emisión en directo decidida y testeada (Zoom, Teams, YouTube, Vimeo…) Asegúrate de que todo funcione bien antes del directo.

✔ Moderación y participación online prevista ¿Habrá preguntas del público remoto? ¿Quién las recoge?

6 - Cuanto antes pienses en lo técnico, mejor saldrá todo

Una buena planificación técnica no es un extra: es lo que evita los fallos en el momento clave. Tener control sobre el sonido, la imagen, el contenido y el tiempo es lo que permite que todo fluya y tú te centres en lo importante.

¿Te ha resultado útil este checklist? Tenemos mucho más para ayudarte.

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